Der Tod einer Person wird vom Standesamt des Sterbeortes beurkundet. Grundlage hierfür ist die Todesbescheinigung des Arztes, in der neben Angaben über den Verstorbenen insbesondere Informationen über den genauen Ort und Zeitpunkt des Sterbefalls enthalten sind. Der Sterbefall ist spätestens an dem dem Todestag folgenden Werktag dem zuständigen Standesbeamten anzuzeigen. Ist dies ein Sonnabend, so muss die Anzeige an dem darauf folgenden Werktag erstattet werden.
In fast allen Sterbefällen wird sich der von den Angehörigen beauftragte Bestatter um die Abwicklung der Formalitäten kümmern. Er wird die erforderlichen Unterlagen beim Standesamt einreichen und erhält auftragsgemäß die Beerdigungserlaubnis und die gewünschten Urkunden. Sollte ein Leichenpass für die Überführung ins Ausland erforderlich sein, so erhält man diesen beim Ordnungsamt.
Die Beurkundung des Sterbefalls ist gebührenfrei; ebenso die für gesetzliche Zwecke ausgestellten Sterbeurkunden, z.B. Beerdigung, Krankenkasse, Rente. Gebühren entstehen nur, wenn zusätzliche Urkunden benötigt werden.
Die erste Urkunde kostet 10,00 Euro, jede weitere Urkunde 5,00 Euro.